Die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift ist erforderlich, soweit sie gesetzlich vorgeschrieben ist oder für Beglaubigungen, welche nicht auf die Vorlage bei einer bestimmten Behörde beschränkt sein sollen wie z.B.

• Eintragungen im Grundbuch
• Löschungsbewilligungen von Eintragungen im Grundbuch
• Erbschaftsausschlagungen
• Eintragungen bzw. Änderungen im Vereinsregister.

Ist in einer solchen Angelegenheit nicht nur die Unterschrift, sondern das gesamte Dokument zu beglaubigen, ist hierfür ausschließlich der Notar zuständig.
Die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift kann durch eine notarielle Beurkundung ersetzt werden. Ist jedoch eine notarielle Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben, kann diese nicht durch eine öffentliche Beglaubigung ersetzt werden. So bedarf z.B. ein Grundstückskaufvertrag mit den entsprechenden Unterschriften immer der notariellen Beurkundung.